Manajemen kontrak merupakan salah satu proses penting dalam organisasi besar, terutama di sektor perbankan, keuangan, dan sektor lain yang melibatkan kerja sama dengan banyak pihak. Namun, di lapangan, proses ini kerap kali menghadapi tantangan serius seperti proses yang terlalu panjang, melibatkan banyak unit kerja, pertukaran dokumen bolak-balik, serta sulitnya melacak versi terbaru dari kontrak dan perubahan yang telah terjadi. Hal ini menyebabkan inefisiensi, potensi kesalahan, dan hilangnya produktivitas.
Salah satu contoh nyata datang dari sebuah bank terkemuka yang berbasis di Malaysia, dengan jangkauan bisnis di seluruh Asia Tenggara. Mereka menghadapi kompleksitas dalam dua skenario utama: (1) ketika mereka mengirimkan kontrak ke vendor, dan (2) ketika mereka menerima kontrak dari vendor eksternal. Kedua alur tersebut melibatkan banyak langkah dan lintas departemen, seperti tim hukum, unit bisnis, pemilik proyek, dan lainnya. Kontrak tidak bergerak dalam satu arah linier, melainkan secara bolak-balik, menciptakan “jaring laba-laba” kompleks yang sulit ditelusuri.
Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan memanfaatkan solusi manajemen kontrak berbasis AI yang secara khusus dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup kontrak, dari awal pembuatan hingga eksekusi dan arsip. Solusi ini memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi, mendigitalkan, dan merampingkan proses kontrak secara menyeluruh, mengurangi ketergantungan pada proses manual dan meningkatkan efisiensi.
Solusi ini sangat bermanfaat bagi berbagai pihak, seperti:
- Tim legal dan compliance
- Tim procurement dan vendor management
- Project manager dan pemilik bisnis
- Eksekutif yang perlu menyetujui kontrak secara cepat dan efisien
Dengan adopsi teknologi ini, organisasi tidak hanya dapat mempercepat proses pembuatan dan persetujuan kontrak, tetapi juga memastikan jejak audit dan histori perubahan yang akurat untuk kebutuhan hukum dan transparansi.
